La dématérialisation dans une entreprise
En fin de compte, la dématérialisation est un processus qui transforme l’entreprise mais qui reste uniquement une façon de travailler, des outils et de la bonne volonté des utilisateurs. Le passage au format numérique permet à l’entreprise de s’affranchir des contraintes temporelles liées à l’envoi postal. Le développement des réseaux a permis un accès instantané et partagé à l’information, facilitant ainsi le travail collaboratif sur des espaces dématérialisés communs (“les bureaux virtuels”). L’exploitabilité directe des documents numériques et leur intégration par les outils de gestion, permettent des gains substantiels de traitement. Du point de vue des décideurs, cet élément constitue l’un des objectifs moteurs dans le choix de l’application du numérique au processus de facturation. La transmission électronique des données (factures, commandes, catalogues d’articles…) permet en effet, de réduire ou d’éliminer les tâches de saisie associées. La mise en place de “workflows” outillés et de restitutions automatisées admette l’identification de goulots d’étranglement dans le processus. Résultats, les opérateurs bénéficient d’un meilleur contrôle de l’engagement et de la réalisation de la dépense.
